Identificatie -, meldings- en geheimhoudingsplicht van notarissen
De notaris moet voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). Deze wet is ontstaan door samenvoeging van de Wet melding ongebruikelijke transacties (Wet MOT) en de Wet identificatie bij dienstverlening (WID). Dit heeft tot gevolg dat wij als volgt te werk gaan:
Identificatie
Identificatieplicht : Wij vragen je altijd een origineel en geldig legitimatiebewijs mee te nemen naar de notaris. Het maakt niet uit of je al eerder bent geweest wij zullen er altijd naar vragen. De WWFT verplicht ons namelijk tot het identificeren van cliënten en het verifiëren van de identiteit.
Nederlandse nationaliteit (samen met andere nationaliteiten).
Heb je de Nederlandse nationaliteit en ben je woonachtig in Nederland dan kun je, jezelf identificeren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, uw identiteitskaart of uw rijbewijs. Heb je u de Nederlandse nationaliteit maar ben je niet woonachtig in Nederland dan kun je, jezelf identificeren aan de hand van een geldig nationaal paspoort of uw identiteitskaart.
Nationaliteit van een EU land.
Heb je de nationaliteit van een land van de Europese Unie (EU) en woon je permanent in Nederland, dan kunt je, jezelf identificeren met uw geldige buitenlandse paspoort of een ander geldig buitenlands reisdocument.
Nationaliteit van een niet-EU land.
Heb je de nationaliteit van een land buiten de EU en woon je permanent in Nederland, dan kun je, jezelf identificeren met een geldig Nederlands vreemdelingendocument (verblijfsdocument).
Cliëntonderzoek
Volgens de WWFT moet er cliëntonderzoek gedaan worden als de notaris om advies of het verlenen van bijstand wordt gevraagd bij:
- het aan- of verkopen van onroerende zaken;
- het beheren van gelden, effecten of andere waarden;
- het oprichten of beheren van vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen;
- het aan- of verkopen dan wel overnemen van ondernemingen;
- het verrichten van bepaalde werkzaamheden op fiscaal gebied.
Uiteindelijk belanghebbende ‘Ultimate Beneficial Owner’ (UBO)
Als een rechtspersoon (bijvoorbeeld een B.V.) betrokken is bij een transactie, moeten wij ook vaststellen wie de uiteindelijk belanghebbende is (UBO). Kort door de bocht moet je meer dan 25% kapitaal belang of meer dan 25% van de stemrechten kunnen uitoefenen om als UBO aangemerkt te worden.
Meldingsplicht
De WWFT legt aan notarissen een meldingsplicht op bij FIU-Nederland (het meldpunt ongebruikelijke transacties) als de notaris betrokken is bij een transactie waarbij het vermoeden bestaat dat deze een relatie heeft met witwassen en/of financieren van terrorisme. Dit geldt ook wanneer het gaat om een voorgenomen transactie die nog moet worden uitgevoerd.
De beroepsregels voor notarissen verbieden om contante bedragen aan te nemen van € 15.000,= of meer. Wanneer er toch € 15.000,= of meer in contanten wordt betaald (waaronder een storting in contanten op een rekening van de notaris) of een dergelijke betaling wordt overwogen, moet dit bij FIU-Nederland worden gemeld.
Wij mogen jou niet informeren over het feit dat wij een melding gaan doen of hebben gedaan. Voor alle duidelijkheid de notaris heeft geen meldingsplicht indien eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt.
Geheimhoudingsplicht ambtsgeheim notaris
Na het voorgaande vraag je, jezelf af of je er wel verstandig aan doet om naar de notaris te gaan maar er is ook een geheimhoudingsplicht: Het ambtsgeheim van de notaris is van toepassing op alle informatie van en over de cliënt waarvan de notaris in die hoedanigheid – dus als notaris – kennis neemt. Het ambtsgeheim strekt zich uit over de gehele dienstverlening van de notaris en de reikwijdte ervan is niet afhankelijk van de vraag of in het kader van deze dienstverlening een notariële akte tot stand komt. De notaris mag deze cliëntinformatie ook niet in een juridische procedure prijsgeven. Hij mag zich tegenover een rechter verschonen van het afleggen van een getuigenverklaring voor zover hij daarmee die vertrouwelijke informatie zou moeten onthullen: dat is zijn verschoningsrecht. Sinds de invoering van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) is de geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht voor specifieke gevallen wettelijk ingeperkt. Notarissen kunnen zich tegenover het FIU, indien en voor zover het FIU bevoegdheden uit de WWFT uitoefent, niet beroepen op hun geheimhoudingsplicht.