Hoe kan ik als notaris mijn website verbeteren? Zes adviezen.
Iedere notaris in Nederland zou bezig moeten zijn met het verbeteren van zijn dienstverlening. Maar hoe pak je dat aan in tijden van digitalisering, hevige concurrentie, prijsvechters en branche vreemde partijen? Kijk en luister naar je klanten. Hieronder zes adviezen.
Veel eenvoudige zaken kan je online regelen. Bij een notaris kan niet alles digitaal of op afstand. Waar begin je als je, jouw online dienstverlening beter wil maken? Notarissen hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden. Veel kennis uit andere sectoren is ook van toepassing op het notariaat. Van belang is dat je contact houdt met je klanten en voortdurend om feedback vraagt.
1. Houd je notariswebsite simpel
Een offerte aanvragen, informatie inwinnen, een afspraak maken of online een notariële akte aanvragen dat zijn grofweg de belangrijkste zaken die je cliënt online wil regelen. Als notaris kan je zo een top tien maken van de meest voorkomende akten in je eigen praktijk. Je moet je notariswebsite richten op deze akten, met als achterliggende gedachte dat je op je homepage moet aanbieden wat 90% van je bezoekers online wil regelen. Breng dus in kaart wat voor praktijk je hebt. Wees reëel in wat je kan en zorg dat je deze processen goed inricht.
2. In drie klikken klaar
Een aanvraagproces moet eenvoudig zijn. Binnen 3 klikken moet je klant zijn bij het formulier wat hij of zij moet invullen. Hou hier rekening mee. Hoe ervaart je klant zijn zoektocht naar informatie of zijn poging om online iets te regelen op een notariswebsite? Krijgt je klant te maken met allerlei vaktermen? Laat je hem kiezen tussen een tweetrapstestament, een wettelijke verdeling of een quasi wettelijke verdeling met opvullegaten of toch voor testamentvormen waarbij de erfbelasting doorgeschoven wordt tot het tweede overlijden, een eenvoudige afwikkeling of toch maximale opties en een wat duurdere afwikkeling bij het overlijden? Je komt erachter als je de klantreis in kaart brengt en de te nemen stappen volgt. Vraag je medewerkers en hun partners om je site te gebruiken. Je komt zodoende achter allerlei dingen waar je in eerste instantie niet aan hebt gedacht.
3. Voorkom schijndigitalisering
Begin niet aan een notariswebshop als je de basis niet op orde hebt. Je kan akten digitaal aanbieden, maar het gaat er vooral om of je het proces erachter op orde hebt. Met andere woorden heb je de akten, volmachten intelligent gemaakt en kan je dus snel schakelen. De achterliggende processen dragen bij aan hoe de dienst aan de voorkant wordt ervaren. Kies daarom voor een integrale aanpak van digitaliseren en tegelijkertijd het optimaliseren van processen. Online aanvragen vraagt om een snellere manier van terugkoppelen en contact opnemen met de klant om het gevoel te geven dat hij of zij snel en accuraat geholpen gaat worden. Daarnaast zal je anders met je belehrungs- en informatieplicht om moeten en gaan. Probeer direct na de aanvraag te achterhalen of je cliënt begrijpt wat hij of zij aan het doen is en of aan alles is gedacht.
4. Kijk naar je doelgroep
Het verbeteren van je dienstverlening is vooral een kwestie van luisteren en doorvragen. Het blijft een kwestie van experimenteren en verbeteren. Je moet fouten durven maken en je werkwijze verbeteren. Zo zijn bijvoorbeeld de vragenlijsten ter voorbereiding op een bespreking voor een samenlevingscontract aangevuld met een waarschuwing dat partijen deze samen moeten invullen. Ook moeten zij vooraf bevestigen dat zij de Nederlandse taal machtig zijn. Dit om te voorkomen dat mensen teleurgesteld zijn in het tarief als blijkt dat er nog tolkkosten bijkomen. Vraag dus iedere keer als je de vragenlijst bespreekt of alles duidelijk is en voer verbeteringen door.
5. Zoek de optimale mix
Steeds meer zaken kunnen online aangevraagd worden. De kunst is om fysieke en digitale zaken steeds meer door elkaar heen te laten lopen. Gebruik je invulbare formulieren ook voor je fysieke klanten en probeer klanten voor een afspraak alvast online een vragenlijst in te laten vullen. Probeer je clienten te sturen in de richting waarin je hem of haar wilt hebben, maar blokker de mogelijkheden niet. Je biedt een klant de mogelijkheid om zijn zaakjes snel te regelen tegen een hoger honorarium. Vind je klant binnen 2 weken of langer acceptabel voor een samenlevingscontract dan kan je hem/haar een tarief aanbieden wat hierbij past.
6. Maak producten eenvoudig
Voorkom kantoorindelingen op je website. Een cliënt denkt in privé of zakelijk. Niet in onroerend goed, personen en familierecht of ondernemingsrecht. Ga niet tarten aan de wetten van het internet. Plaats geen lange lappen tekst op je website. Als notaris heb je de neiging om volledig te zijn. Dat is zeer prettig maar wel bij jou aan tafel want op je website werkt dat niet. Beperk je tot de basis en zet de uitzonderingen in veelgestelde vragen of verwijs naar een brochure. Je klant heeft een probleem of zoek een oplossing. Zal deze slagen op jouw website?
Een samenleving die digitaliseert vraagt om een digitale notaris. Met digitalisering kan je als notaris je dienstverlening verbeteren en efficiënter maken. Digitalisering is geen doel op zich, maar kan notarissen enorm veel opleveren. Gebruik daarom deze adviezen ter inspiratie om werk te maken van digitalisering en uw notariswebsite slimmer te maken.